Und plötzlich ist es wieder da, das Home-Office. Teams arbeiten verteilt. Die Gespräche an der Kaffeemaschine oder beim Kopierapparat fallen aus. Wie gelingt es da, auf dem neusten Stand zu bleiben? Wie können Verantwortlichkeit vereinbart und Zuverlässigkeit sichergestellt werden? Wie bleiben Team- und Organisationskultur erhalten? Nachdem wir im Frühjahr von heute auf morgen komplett ins Home-Office gezwungen wurden, lohnt sich in der zweiten Runde einen Blick auf die Best Practices virtueller Zusammenarbeit.
Arbeiten Teams verteilt oder «remote», genügt es nicht, Sitzungen digital zu gestalten und, abgesehen davon, weiter zu arbeiten wie bisher. Viele Dinge, die im Büro zum Arbeitsalltag gehören, fallen weg. Kaffeepausen und gemeinsame Mittagessen, die Gewissheit, jederzeit jemanden um Rat fragen zu können, spontane und schnelle Abklärungen: Sie alle sind so nicht mehr möglich und brauchen eine bewusst gestaltete Alternative.
Das Webinar «Preparing Your Team for Remote Work. Tips and Best Practices as You Dive in» von Range (keine Werbung) gibt einen ersten Überblick in die Welt des virtuellen Schaffens. Hier folgt eine Zusammenfassung.
Aufgepasst – unliebsame Nebenwirkungen
Remote-Work ist global gesehen bereits etabliert. 52% aller angestellten machen mindestens einmal pro Monat Home-Office.* Die Vorteile davon:
- Produktivität wird gesteigert
- 25% weniger Fluktuation
- 24% höhere Zufriedenheit
Doch das sporadische oder fix-wöchentliche Home-Office ist nicht dasselbe wie ein plötzliches Umstellen auf virtuelle Zusammenarbeit für den grössten Teil einer Organisation. Letzteres braucht ein besonderes Augenmerk. Denn, was passiert?
- Kommunikation bricht zusammen. Mitarbeitende fühlen sich nicht mehr mit der Organisation und den Arbeitsabläufen verbunden. Die Arbeits- und Teamkultur wird brüchig.
- Mitarbeitende fühlen sich vermehrt einsam. Psychologische Sicherheit kann weniger gut gewährleistet werden, da soziale Interaktionen fehlen. Der Stresslevel nimmt zu.
Alternativen bewusst gestalten
Die Folgen eines plötzlichen Umstellens auf Virtualität müssen von der Organisation, von Teams und von jedem einzelnen aufgefangen werden. Dabei hilft es nicht, als erstes den Fokus auf Kontrolle und Überprüfung zu legen. Es braucht eine strategische Gestaltung der Zusammenarbeit auf folgenden Ebenen:
Kommunikation
Der wichtigste Schritt bei einer Umstellung auf virtuelle Zusammenarbeit ist eine transparente Definition der Kommunikationsprozesse. Nicht geführt, nimmt die Anzahl virtueller Sitzungen rasant zu. Diese sind anstrengend, teuer und nicht immer produktiv. Erwartungen und Prozesse hinsichtlich Kommunikation zu klären sind zwar ein Zusatzaufwand, doch sie Zahlen sich aus.
- Werden Ansprechpersonen und Verantwortlichkeiten genau definiert und schriftlich festgehalten, können alle Mitarbeitenden in die Pflicht genommen werden, sich notwendige Informationen direkt bei der dafür vorgesehenen Person abzuholen. Unnötige Arbeitsschlaufen werden vermieden.
- Ein Vorteil von Remote-Work ist die flexiblere Arbeitszeitgestaltung. Gleichzeitig müssen fixe Arbeitszeiten, während denen die Mitarbeitenden verfügbar sein sollen, klar definiert sein.
- Was asynchron gemacht werden kann, sollte asynchron gemacht werden. So braucht es keine Teamsitzungen, in denen Mitarbeitende aufzählen, was sie alles gemacht haben. Projekt- und Arbeitsstand lohnt sich, bei Bedarf, schriftlich festzuhalten.
- Sitzungen sind wichtig bei Entscheidungsfindungen und für den sozialen Zusammenhalt (z.B. durch All-Hands Meetings). Es gilt, eine Sitzungskultur aufzubauen, die einerseits Austausch und Kulturentwicklung fördert (z.B. Geburtstage und Erfolge verkünden und feiern) und gleichzeitig nach klaren Zielen und mit unterstützenden Methoden operiert. Beitrag hierzu folgt.
- Die Notwendigkeit von 1:1 Gesprächen zwischen Führungspersonen und Mitarbeitenden steigt in der virtuellen Zusammenarbeit. In 1:1 soll es mindestens genauso viel um das Wohlbefinden der Mitarbeitenden gehen, wie um die konkreten Aufgaben.
Klare Ziele und Zuständigkeiten
- Stellt eine Organisation auf Remote-Work um, lohnt es sich, implizite Rollenverteilungen explizit zu machen und Verantwortlichkeiten noch konkreter zu definieren.
- Auf der Ebene eines Teams kann eine Umstellung auf Remote-Work als Chance genutzt werden, gemeinsame, messbare Ziele und Prioritäten zu klären, sich der Team-Werte bewusst zu werden und diese gezielt zu kultivieren.
- Sind Ziele und Rollen klar, ist es die Aufgabe aller Mitarbeitenden, Verantwortung für die Zielerreichung und Aufgabenbewältigung zu übernehmen.
Organisationskultur und Wohlbefinden
Das Gefühl von Zugehörigkeit geschieht zwischen der produktiven Arbeitszeit: Am Wasserspender, bei der Kaffeemaschine, in der Mensa oder auf dem Nachhauseweg. Virtuell müssen Gelegenheiten zum sozialen Austausch explizit geplant werden:
- Sozialer Austausch kann fix in jede Sitzung als erstes Traktandum eingeplant werden, entweder indem jeder und jede kurz erzählt, wie es ihm oder ihr gerade geht, oder mit einer bewusst eingeleiteten Frage, z.B. zum Wochenende.
- Kaffee- und Mittagspausen können gemeinsam online gestaltet werden. Hilfreich ist ein fixer, sich wiederholender Zeitpunkt, eine klare Ankündigung und ein niederschwelliges, für alle verfügbares Tool wie Zoom oder Teams.
- Austausch, der sich nicht auf die Arbeit bezieht, kann auch asynchron gefördert werden, z.B. mit einem Chat. Wichtig ist, dass sich das Team für ein separates Tool oder einen separaten Kanal entscheidet und genau definiert wird, was in welchem Tool kommuniziert werden soll. Mögliche Tools sind Slack, Teams oder Whatsapp.
Goldene Regeln
- Klären, klären, klären: Arbeits- und Kommunikationsprozesse definieren, Rollen und Ziele spezifizieren
- Zielorientierte und klare Information durch Führungskräfte (Over-Communicate)
- Tools minimieren
- Asynchron arbeiten, wo es geht
- Sozialer Austausch und Check-Ins als fixe Traktanden einplanen
- Ortswechsel und Bewegung fördern (ein Check-In kann auch beim Spaziergang im Wald geschehen)
- Feiern, feiern, feiern: Geburtstage sichtbar machen, Erfolge benennen, Wertschätzung zeigen
